Pengalaman Mengurus Visa Konferensi India di Jakarta

Gerbang Kedutaan Besar India Jakarta
Gerbang Kedutaan Besar India Jakarta/alifiharafi.com

Beruntung saya mendapatkan kesempatan untuk mengunjungi India, merupakan negara yang memiliki tingkat populasi paling tinggi ke-2 saat ini berdasarkan U.S. Census Bureau. Tujuan saya berkunjung ke India, tepatnya di Cochin, Kerala State, yaitu untuk menghadiri konferensi. Untuk itu saya perlu mengurus visa terlebih dahulu. Nah, jenis visa yang saya perlukan yaitu visa konferensi (conference visa).

Visa Konferensi

Dalam mengurus visa konferensi ini, sedikit berbeda karena membutuhkan berkas persyaratan tambahan dibandingkan dengan jenis visa pada umumnya, yaitu surat political clearance dan event clearance dari pemerintah India yang diperoleh dari pihak penyelenggara konferensi, saya mendapatkan berkas tersebut melalui surel. Serta pelamar perlu datang langsung ke Kedutaan Besar India Jakarta, karena untuk mengurus visa konferensi ini belum dapat dilayani secara daring seperti TVOA (Tourist Visa On Arrival), yang saat ini hanya menyediakan 3 (tiga) jenis layanan saja, yaitu untuk turis, medis, dan bisnis.

Conference Visa (C): This type of visa is issued for the participation in international conferences/seminars/workshops/meetings/symposium being organized by Government bodies, International organizations, public sector units and NGOs in India. The application for this visa should be cleared by relevant Ministries — Indian Embassy Jakarta.

Sebenarnya saya bisa saja datang ke India dengan menggunakan visa turis. Namun, saya ingin taat aturan dan penasaran juga untuk mencoba mendapatkan visa konferensi, sepertinya lebih keren. Walaupun harus dua kali datang ke Jakarta (kebetulan di luar Jakarta sehingga cukup memakan waktu perjalanan) untuk mengumpulkan berkas persyaratan dan pengambilan paspor.

Persyaratan Mengurus Visa Konferensi

Berdasarkan informasi yang tertera di situs web resmi Kedutaan Besar India Jakarta di sini, berkas-berkas yang diperlukan antara lain:

  1. Formulir pengajuan visa yang harus diisi secara daring di sini. Lalu jangan lupa untuk mencetak formulir tersebut dan dibawa untuk diserahkan langsung ke Kedutaan Besar India. Disarankan untuk mempersiapkan file foto terlebih dahulu untuk diunggah pada formulir daring tersebut. Mengenai ketentuan foto, menggunakan format JPEG, ukuran file foto minimal sebesar 10 KB dan maksimal 300 KB, ukuran height dan weight foto harus sama, foto harus menampilkan wajah terkini secara keseluruhan dengan pandangan mata kedepan dan mata terbuka lebar, posisi kepala pada bagian tengah frame foto dan kepala ditampilkan sepenuhnya dari atas rambut hingga dagu bawah, warna latar dianjurkan berwarna putih, tidak terdapat bayangan pada wajah dan latar, tidak menggunakan border.
  2. Paspor yang masih berlaku, minimal 6 bulan.
  3. Pas foto terbaru dan berwarna dengan ukuran 5 x 5 cm (sesuaikan dengan ketentuan foto yang telah dituliskan pada poin 1) pada kertas berjenis matte (bukan kertas glossy), sebanyak 2 lembar.
  4. Bukti pemesanan tiket pesawat pulang dan pergi.
  5. Rekening koran asli yang dicetak oleh pihak bank, selama 3 bulan terakhir. Pada saat itu saya mendapatkan 2 (dua) lembar kertas yang dicetak oleh printer dotmatrix. Tidak lupa juga saya meminta cap resmi bank. Diperlukan biaya cetak sebesar Rp. 500,- per lembar (tergantung bank).
  6. Itenerary sederhana yang dicetak selama di India.
  7. Surat undangan dari pihak penyelenggara konferensi. Kebetulan saya masih berstatus mahasiswa sehingga saya sertakan juga surat keterangan mahasiswa dari kampus sebagai pengganti surat tugas dari institusi pelamar.
  8. Surat political clearance dan event clearance dari pemerintah India yang saya peroleh melalui surel dari pihak penyelenggara konferensi.
  9. Biaya pengajuan visa sebesar Rp. 1.056.000, ditambah biaya transfer bank SBI Rp. 22.000. Total biaya Rp. 1.078.000. Jika dibandingkan visa turis, biaya pengajuannya jauh lebih murah. Namun, tidak masalah bagi saya karena biaya tersebut dapat di-reimburse, hehe.

Saya pun mempersiapkan berkas lainnya seperti Kartu Keluarga dan Akta Kelahiran, antisipasi agar tidak bulak-balik jika berkas-berkas tersebut sewaktu-waktu diperlukan. Namun, pada saat itu saya tidak diminta.

Penyerahan Berkas Ke Kedutaan Besar India Jakarta

Jam Kerja Kedutaan Besar India Jakarta
Jam Kerja Kedutaan Besar India Jakarta/alifiharafi.com

Jam Kerja Kedutaan Besar India Jakarta

Seperti yang terlihat pada foto yang saya tampilkan di atas, jam kerja mulai dari hari Senin s.d. Jumat, pukul 08.30 s.d 17.00 WIB. Perlu diperhatikan bahwa mulai pukul 08.30 s.d. 16.00 merupakan waktu untuk penyerahan berkas dan pembayaran. Sementara untuk pengambilan berkas (paspor yang telah dibubuhi sticker visa), mulai dari pukul 16.00 s.d. 16.30, hanya 30 menit setiap harinya.

Pemeriksaan Sangat Ketat

Sesampainya saya di lokasi. Saya langsung mengantre mengikuti barisan yang sudah mengular rapi di depan gerbang masuk. Saya mendapatkan instruksi dari satpam untuk membuka jaket dan menyimpan ponsel kedalam tas. Sehingga ketika masuk ke dalam area, hanya membawa dompet (pastikan telah mempersiapkan uang cash untuk membayar biaya pengajuan visa) dan pulpen.

Setelah mendapatkan giliran untuk memasuki area, saya mengisi buku tamu, menitipkan tas, dan dilakukan pemeriksaan terhadap barang bawaan yang saya bawa, memastikan saya hanya membawa dompet dan pulpen. Kebetulan saya membawa kunci motor dengan gantungan kunci berbahan logam, sehingga saya diminta untuk mengeluarkan seluruh barang yang ada pada semua saku celana dan kemeja. Dapat disimpulkan pemeriksaan di sana sangat ketat. Saya pun mendapatkan ID Card sekaligus nomor penitipan barang yang harus langsung dikenakan dengan menggantungkannya pada leher.

Menuju Loket Pelayanan

Saya memasuki ruangan lalu segera mengambil nomor antrian. Lucunya ketika saya duduk menunggu giliran, ada orang India yang mengira saya sesama berasal dari India, hehe. Di sana terdapat 3 (tiga) loket, yaitu: loket 1 untuk pembayaran, loket 2 untuk penyerahan berkas, dan loket 3 untuk pengambilan sidik jari. Ketika giliran saya tiba, saya menyerahkan seluruh berkas persyaratan, menempelkan pas foto yang dicetak pada formulir dengan lem yang telah disediakan pada loket. Selanjutnya saya perlu menunggu lagi untuk melakukan pembayaran dan pengambilan sidik jari.

Sejauh ini tidak ada masalah sama sekali, syukurlah semuanya lancar. Saya hanya sempat ditanya menggunakan bahasa inggris, “apakah kamu akan melakukan presentasi dan menjadi pembicara disana?“, saya hanya cukup menjawab “ya“.

Setelah semuanya selesai, saya mendapatkan bukti pembayaran yang dijadikan sebagai syarat pengambilan paspor untuk diambil 2 (dua) hari kemudian. Proses pengajuan visa cukup menunggu 2 (dua) hari saja, visa selesai ditambahkan pada lembaran paspor. Jangan lupa untuk pengambilan paspor mulai pukul 16.00 s.d. 16.30 WIB. 😀

Sumber Informasi Resmi untuk Kepengurusan Visa India:

  1. Indian Visa Online – Government of India
  2. Indian Embassy Jakarta – Indonesia

Informasi tambahan saya peroleh dari Mba Ade Kumalasari.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *